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Kostenfaktor Drucker: Worauf sollten kleine Unternehmen und Startups achten?

Neben dem Computer ist insbesondere der Drucker ein wichtiger Bestandteil der Büroausstattung, denn trotz der wachsenden Digitalisierung müssen zahlreiche Dokumente ausgedruckt werden. Um die Druckkosten möglichst gering zu halten und damit der Drucker auch die individuellen Anforderungen des Unternehmens erfüllen kann, muss selbstverständlich ein ideal passendes und effizientes Gerät angeschafft werden. Doch welche technischen Eigenschaften sollte ein Drucker für Startups und kleine Firmen besitzen und welche Modelle überzeugen im Business-Alltag?



Warum ist ein Drucker auch für kleine Unternehmen wichtig?

Egal ob Verträge, Pläne oder Rechnungen: Nach wie vor funktionieren zahlreiche Geschäftsabläufe ausschließlich auf Papierbasis. Dies macht sich für den Unternehmer insbesondere in der Bilanz bemerkbar, denn ein Drucker verursacht laufende Kosten. Neben den allgemeinen Verbrauchsmaterialien wie Tinte und Papier gesellen sich hier zusätzlich noch Betriebs- und Wartungskosten hinzu, was letzten Endes zu einem Kostenfaktor führt, der nicht unterschätzt werden darf. Da vor allem in der Phase der Gründung jeder einzelne Euro über Erfolg oder Misserfolg entscheiden kann, ist demnach die Auswahl des passenden Druckers enorm wichtig. Grundsätzlich kann am Ende nur eine Einsparung erzielt werden, wenn das Gerät auch den betrieblichen Anforderungen gerecht werden kann.



Drucktechnologien: Welches Verfahren ist für welchen Anwendungsbereich geeignet?

Insgesamt stehen mehrere verschiedene Druckarten zu Verfügung, die jeweils individuelle Vorteile für Startups mitbringen: Der Tintenstrahldrucker bietet sich besonders bei kleinen Druckmengen an, denn er ist im Grunde eine preisgünstige Allround-Lösung, der mit einer guten Darstellung von Bildern und Texten überzeugt. Laserdrucker zeichnen sich durch eine deutlich höhere Druckgeschwindigkeit aus, allerdings sind diese Geräte auch wesentlich teurer in der Anschaffung. Müssen im Startup häufig große Mengen gedruckt werden, ist daher oft ein Modell mit Lasertechnologie von Vorteil.

Thermotransferdrucker überzeugen nicht nur durch die geringen Druckkosten, sondern auch durch die lange Haltbarkeit der ausgedruckten Erzeugnisse. Allerdings muss auch bei einem Drucker mit Thermotransfertechnologie mit erhöhten Anschaffungskosten gerechnet werden. Ein weiterer Nachteil dieses Verfahrens ist der einfarbig gerasterte Druck. Der Nadeldrucker ist ein echter Klassiker, der noch lange nicht zum alten Eisen gehört. Diese Modelle werden überall dort noch verwendet, wo Durchschläge gedruckt werden müssen, wie in der Logistik oder in Werkstätten.



Drucker kaufen: Worauf sollten junge Unternehmer achten?

Beim Kauf eines Druckers für kleine Unternehmen sollten neben den Anschaffungskosten selbstverständlich auch die planbaren laufenden Kosten berücksichtigt werden. Grundsätzlich hängt es vom jeweiligen Nutzungsverhalten ab, wie teuer ein Produkt auf langfristige Sicht ist. Ein Tintenstrahldrucker lohnt sich so beispielsweise bei hohen Auflagemengen weniger, denn die Kosten pro gedruckter Seite bremsen langfristig die günstigen Kosten für die Anschaffung aus.

Daher sollten Gründer bereits im Vorfeld überlegen, welche Druckmengen voraussichtlich anfallen werden. Dieses Wissen kann dann als Basis für die Kaufentscheidung genutzt werden. Natürlich spielt auch der Energieverbrauch eine entscheidende Rolle und auch die Druckqualität sollte im Vorfeld gemäß dem Bedarf möglichst genau abgewogen werden. Im Idealfall sollten junge Unternehmer zu dem Drucker greifen, der sich als Netzwerkdrucker einrichten lässt denn so können die einzelnen Arbeitsabläufe im Betrieb jederzeit ungestört fortgesetzt werden. Außer kann so Geld gespart werden, da nur ein Drucker angeschafft werden muss.



Drucker leasen als Alternative zum Kauf?

Auch wenn der Kauf in der Regel die bessere Lösung ist, so stellen sich Gründer nicht selten die Frage, ob man einen Drucker leasen statt kaufen sollte? Das Leasing kann für Startups und kleine Unternehmen ggf. eine Alternative zum Kauf eines Druckers darstellen. Hier liegt der Vorteil primär darin, dass dem Unternehmen stets aktuelle Geräte zur Verfügung stehen, ohne dass mit teuren Anschaffungskosten kalkuliert werden muss. Die Frage ist hier nur: Braucht man ständig ein neues Gerät als Startup? Für eine langfristige Nutzung ist daher der Kauf in der Regel deutlich lohnender, denn die etwas höheren Anschaffungskosten amortisieren sich bei einer regelmäßigen Nutzung auf lange Sicht. Dauerhaft kann ein Leasing durch zusätzliche Wartungsverträge dann unter dem Strich die wesentlich kostspieligere Variante sein.



Fazit

Drucker gehören im Bürobereich auch im digitalen Zeitalter noch zu den wichtigsten Geräten im Büro, denn sie werden für eine Vielzahl von unterschiedlichen Aufgaben benötigt. Wer als junger Unternehmer einen Drucker kaufen möchte, sollte die o.g. Kaufkriterien unbedingt beachten und sich im Vorfeld die wichtigsten Fragen zum geplanten Nutzungsverhalten selbst beantworten. Unter diesen Voraussetzungen werden gewerbliche Nutzer sowohl die passende Drucktechnologie wählen, als auch die ideale Drucker-Ausstattung für die betrieblichen Ansprüche.

Bild: pixabay

Autor: Trensco GmbH

Aussagen des Autors und des Interviewpartners geben nicht unbedingt die Meinung der Redaktion und des Verlags wieder.

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